(趣旨)

第1条　この訓令は、別に定めがあるもののほか、大空町(以下「町」という。)における文書の管理及びその取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの基本)

第3条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的かつ適正に行われるように処理しなければならない。

(総務課長等及び主務課長の責務)

第4条　総務課長等は、文書の管理に関する事務(以下「文書事務」という。)を総括し、文書が適正かつ円滑に処理されるように常に留意し、必要があると認めるときは当該事務の処理に関し調査を行い、主務課長に報告を求め、又は指導しなければならない。

(文書管理責任者及び文書管理主任)

第5条　課に文書管理責任者及び文書管理主任を置く。

(電子文書取扱主任)

第6条　総務課長は、前条の規定にかかわらず、LGWAN文書の送信及び受信に関する事務に従事する文書取扱主任(以下「電子文書取扱主任」という。)を別に指名するものとする。

(文書公開の禁止)

第7条　文書は、課長以上の職にある者の指示又は承認がなければ、これをみだりに他人に示し、又はその写しを与えてはならない。

(文書取扱いの原則)

第8条　文書の取扱いは、責任を明らかにして確実かつ迅速に行い、汚損又は紛失しないように注意しなければならない。

(秘密保持の原則)

第9条　秘密文書は、特に細密な注意を払って取り扱い、部外の者又は当事者以外の者の目にふれる箇所に放置してはならない。

(文書の収受及び配付)

第10条　町に到達した文書及び物品(課で直接収受したものを除く。)は、大空町役場にあっては総務課長が、大空町東藻琴総合支所にあっては地域振興課長がそれぞれ受領し、次により処理するものとする。ただし、町で収受すべきでないものがあるとき、総務課長等は、返却、転送その他必要な措置をとらなければならない。

(電子文書の受信)

第11条　電子文書の受信は、通信回線に接続した情報処理システム(以下「情報処理システム」という。)を利用して行うものとし、電子文書のうちLGWAN文書の受信については、電子文書取扱主任が次により処理する。

(LGWAN文書の配付)

第12条　電子文書取扱主任は、前条第2号の規定により受領通知を行った当該文書を情報処理システムを利用して、速やかに当該文書に係る事務を所掌する主務課長に配付する。

(ファクシミリの利用による収受)

第13条　ファクシミリにより着信した電磁的記録の内容は、速やかに出力し、紙に記録するものとする。この場合において、記録がなされた紙は到達した文書とみなし、第10条第3号の規定により収受の処理を行うものとする。

(料金未払等郵便物の受理)

第14条　郵送された文書のうち、郵便料金の未払又は不足のものがあるときは、総務課長等又は主務課長が受理を認めるものに限り、現金又は現金に換えて郵便切手により支払うものとし、この場合においては、郵便切手・郵便葉書受払簿(様式第4号)に所要事項を記入しておかなければならない。

(勤務時間外の到達文書)

第15条　勤務時間外に到達した文書は、電報又は即刻処理を要すると認めるものを除き、次の登庁時限に、第10条の規定により処理するものとする。

(文書処理の原則)

第16条　文書の処理は、すべて文書管理責任者及び文書管理主任が主体となり、絶えず文書の確実かつ迅速なる処理に留意して、案件の完結に至るまでその経過を明らかにしておかなければならない。

(文書の処理の方法)

第17条　文書管理主任は、文書の配付を受けたときは、文書を点検し、事務担当主査に回付するものとする。

(処理区分)

第18条　到着文書は、次の区分により処理するものとする。

(供覧)

第19条　前条第2号及び第3号の供覧文書は、当該供覧文書の余白等に「供覧」の表示をし、閲覧者の押印欄を設けて回付するものとする。

(起案)

第20条　事案の処理は、文書によるものとする。ただし、課長が文書により処理することが適当でないと認めるときは、電話その他便宜の方法によって処理することができる。この場合において、その処理状況を明らかにしておかなければならない。

(文書の書式及び規格)

第21条　文書は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

(文書の作成)

第22条　文書は、大空町公用文作成規程(平成18年大空町訓令第7号)のほか北海道公用文作成規程(昭和63年北海道訓令第1号)を準用し、平易簡潔に作成しなければならない。

(令達の取扱い)

第23条　次に掲げる文書は、各種類ごとに暦年により一連番号を付して令達番号簿(様式第6号)に登載の上、速やかに公布しなければならない。

(決裁)

第24条　決裁を要する文書は、起案者から同課内に回議し、順次上司に提出して決裁を受けるものとし、決裁区分は大空町事務決裁規程(平成18年大空町訓令第5号)によるものとする。

(文書の発信者名)

第25条　文書の発信者名は、町長名を用いなければならない。ただし、法令等に規定のあるもの、文書の性質又は内容により特にその必要がないと認められるもの、事務連絡等で軽易なもの及び庁内文書については、この限りでない。

(合議)

第26条　主務課長は、他課に関連のある文書で必要のあるものは、関係課に合議しなければならない。

(同時合議)

第27条　特に重要、異例又は緊急を要する内容の文書又は合議関係課が多い場合の文書については、関係課長の会議をもって合議することができる。

(経由文書の取扱い)

第28条　主務課は、配付された文書のうち経由を要するものについては、その内容を確認の上起案し、課長の決裁を得た後、文書経由簿(様式第7号)に登載しなければならない。

(未決文書)

第29条　未処理又は未完結の文書は、完結文書と区分して整理し、担当職員が不在の場合であってもその所在及び経過を明らかにしておかなければならない。

(文書の整理)

第30条　文書は、常に整理し、特に重要なもの及び永久保存の文書は非常災害時に際し、いつでも持ち出しのできるようあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等の予防を完全にしなければならない。

(文書の浄書及び施行)

第31条　決裁文書は、主務課において浄書し、校合しなければならない。ただし、主務課長が必要と認めた場合は、他に委託することができる。

(公印の押印及び電子署名)

第32条　発送する文書には、大空町公印規則(平成18年大空町規則第13号)に定める公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書又は主務課長が押印を不要と認めた文書については、発信者名の下に「(公印省略)」と表示し、公印の押印を省略することができる。

(文書の発送)

第33条　文書及び物品の発送は、大量又は特殊な文書で直接主務課が発送するものを除き、総務課又は地域振興課(以下「総務課等」という。)において行い、電子文書は主務課において情報処理システムにて行うものとする。

(発送の手続)

第34条　文書を発送しようとするときは、次により行わなければならない。

(LGWAN文書の発信)

第35条　LGWAN電子文書交換システムにより電子文書を発信するときは、電子文書取扱主任が行うものとする。

(文書の保管)

第36条　完結文書は、常に整然と分類整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管しなければならない。

(電子文書の保管及び保存)

第37条　電子文書は、電子媒体により整理し、保管又は保存するものとする。

(保管文書の貸出し)

第38条　保管文書の貸出しを受けようとする者は、主務課にその旨申し出なければならない。

(保存文書の引継ぎ)

第39条　主務課長は、毎年度当初において総務課長が指定する時期に、次の各号に定めるところにより、第36条第2項に規定する保管期間を経過した文書を総務課長等に引き継がなければならない。

(電子文書の引継ぎ)

第40条　主務課長は、電子文書を電子媒体により引継ぎを行うものとする。

(文書の保存方法)

第41条　総務課長等は、第39条の規定により引継ぎを受けた文書を調査整理し、書庫に保存するものとする。ただし、特定の課で使用が認められた書庫又は保存場所を有する場合は、文書保存簿等の提出のみによって主務課に保存処理させることができる。

(保存文書の貸出し等)

第42条　保存文書の閲覧又は貸出しを受けようとするときは、保存文書閲覧・借用申請書(様式第10号)に所要事項を記入し、総務課長等に提出して承認を受けなければならない。

(文書の保存区分及び保存年限)

第43条　文書の保存年限の種別は、次の5種とする。

(書庫の管理)

第44条　書庫の管理者は大空町役場庁舎にあっては総務課長を、大空町東藻琴総合支所にあっては地域振興課長をもって充てる。

(文書の廃棄)

第45条　主務課長は、文書がその保存期間を満了したときは、総務課長の指示により当該文書を廃棄するものとする。

(文書の継続保存)

第46条　主務課長は、保存期間満了後において、更に継続して保存する必要があると認められる文書がある場合は、保存期間満了前に総務課長等に申し出なければならない。

(歴史的資料としての移管)

第47条　主務課長は、法令等により廃棄しなければならないとされている文書を除き、歴史的資料として保存する必要があると認める文書がある場合は、関係課長と協議して、別に定める方法により保存しなければならない。

(その他)

第48条　この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、町長が定める。