(趣旨)

第1条　この訓令は、町立学校における文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(表簿)

第2条　町立学校においては、次の各号に掲げる文書処理簿を備えなければならない。

(文書の収受)

第3条　文書の収受は、教頭又は事務長(以下「教頭等」という。教頭等に事故があるときは、あらかじめ校長が指定した職員。以下同じ。)の管理の下で行わなければならない。

第4条　校長は、収受文書を閲覧したときは、教頭等に対し、その文書の処理につき必要な指示をしなければならない。

(勤務時間外等の到着文書の処理)

第5条　職員は、勤務時間外又は日曜日、土曜日若しくは北海道学校職員の勤務時間、休暇等に関する条例(平成10年北海道条例第21号)第10条に定める休日(以下「日曜日等」という。)に到着した文書を受領したときは、その翌日(その翌日が日曜日等に当たるときは、その後において、その日に最も近い日曜日等でない日)の執務開始後直ちに封のまま教頭等に回付しなければならない。ただし、電報又は至急処理を要すると認められる文書を受領したときは、直ちに教頭等にその旨連絡し教頭等は直ちに校長に連絡し指示を受けるものとする。

(文書の起案及び決定)

第6条　文書の起案は、起案用紙(様式第7号)を用いて決定書を作成して行い、校長の決定を受けなければならない。ただし、その処理につき成例定規のあるもの及び事案の軽易なものは、その文書若しくはその文書の余白又は帳簿をもって起案することができる。

(合議)

第7条　決定書は、その内容に応じ関係職員に合議しなければならない。

(発信文書の作成)

第8条　発信文書は、文書用紙(様式第8号)に校長の名義を用いて作成しなければならない。

(発信文書の発送)

第9条　発信文書の発送は、教頭等の管理の下に行わなければならない。

(秘密文書の取扱い)

第10条　文書で秘密保持の必要があるもの(以下本条において「秘密文書」という。)の指定及び解除は、校長がしなければならない。

(取扱文書の保管)

第11条　決定書、到着文書その他すべての文書(以下「記録文書」という。)は、校長の指定する一定の場所に保管し常に処理の状況を明らかにしておかなければならない。

(記録文書の編さん)

第12条　完結した記録文書(帳簿、台帳、別表類を含む。以下「文書」という。)は毎年4月30日(財務会計に関するものについては6月30日)までに別に定める文書編集保存分類表によって編さんしなければならない。

(文書の保存期間)

第13条　文書の保存期間は、その種別に応じ次の各号に掲げるとおりとする。ただし、法令等に別の定めのある文書の保存期間は、当該法令等の定めるところによる。

(文書の装丁)

第14条　編集した文書には、表紙、背表紙(様式第10号)及び目次(様式第11号)をつけなければならない。ただし、第1種、第2種及び第3種以外の文書については、目次を省略することができる。

(文書の保存)

第15条　保存する文書は、文書保管責任者(教頭等とする。教頭等に事故があるときは、校長が指定する職員)に対しその指定する日に引き継ぐものとする。ただし、文書保管責任者において必要があると認めたときは、引き継がないことができる。この場合、文書保管責任者は保管の場所を指定することができる。

(文書の廃棄)

第16条　文書保管責任者は、保存文書が保存期間を満了したときは、廃棄文書一覧(様式第13号)を作成し校長の決裁を経て廃棄するものとする。

(文書保存期間の延長)

第17条　文書保管責任者は、保存期間の満了した文書であって、なお保存する必要があると認められるものについては、保存期間を延長することができる。

(その他)

第18条　この訓令に定めるもののほか、各町立学校の文書管理に関し必要な事項は、当該町立学校長が定める。