この要領は、戸籍届出のため来庁した者に本人確認をし、また、届書に記載されている届出人への届書を受理した旨の通知を行うことにより、第三者による虚偽の戸籍届出を抑止し、住民の個人情報を保護するとともに、戸籍の記録の正確性を期することを目的とする。

第2　対象とする届出の種類

創設的届出のうち、婚姻届、離婚届、養子縁組届及び養子離縁届を対象とする。

2　戸籍法(昭和22年法律第224号)第38条第2項の規定により、届書に裁判の謄本が添付されている届書については、本取扱いの対象外とする。

第3　本人確認の対象者

届書を持参した者(届出人及び届出人以外の者を含む。届出人以外の者を以下「使者」という。)を対象とする。

第4　本人確認の方法

平成15年3月18日付け法務省民一第748号民事局長通達第3(以下「通達」という。)と同様とする。ただし、町長が届出書を持参した者を各種証明書以外で本人確認できる場合は、証明書の提示を省略して差し支えない。

第5　執務時間外の届出に対する本人確認

執務時間外の全部の時間帯について、本人確認を行わないものとする。

第6　届出人に対する通知

当該届書に係る届出人のすべてについて本人確認ができたとき、又は通達第3の4により管轄法務局長等に対し受否の照会をしたときを除き、届出の受理決定後、次の各号の区別に従い、当該各号に掲げる者に対し、届出を受理した旨の通知をするものとする。

(1)　執務時間外に届出があったとき、当該届書を持参した者が届出人であった場合において、当該届書に係る届出人のすべてについて本人確認ができなかったとき、当該届書を持参した者が使者であった場合において、当該使者について本人確認ができなかったとき、又は郵便若しくは信書便により当該届書が提出されたとき。

当該届書に係る届出人のすべて

(2)　当該届書を持参した者が届出人であった場合において、当該届書に係る届出人の一部について本人確認ができたとき。

本人確認ができなかった届出人のすべて(ただし、町長が相当と認めるときは、通知を省略して差し支えない。)

(3)　当該届書を持参した者が使者であった場合において、当該使者について本人確認ができたとき。

当該届書に係る届出人のすべて(ただし、町長が相当と認めるときは、通知を省略して差し支えない。)

2　前項による通知の内容等は、次のとおりとするものとする。

(1)　内容

届出(受理)年月日、事件名、届出人及び届出事件本人の氏名並びに受理した旨等とするものとする。(別紙)

(2)　あて先とあて名

ア　あて先は、届出人の住民基本台帳又は戸籍附票上の住所とするものとする。届出日と同日以後に住所の変更がされている場合には、変更前の住所をあて先とするものとする。

イ　届出により氏が変更となる者についてのあて名は、変更前の氏とするものとする。

(3)　届出人に対する通知

本籍地でなく、かつ、届出人の住所地ではない市区町村長にされた届出について通知を要する場合には、本籍地市区町村長に届出人の戸籍の附票上の住所を確認した上で通知をするものとする。

(4)　通知手段

封書又は本人以外の者が内容を読み取ることのできないような処理をしたはがきによるものとする。

(5)　返送された場合の処理

あて先不明等により返送された通知は、再送することなく大空町において保管するものとする。保存期間は、当該年度の翌年から3年とする。

第7　本人確認及び通知に関する事項の届書への記載

届書の欄外の適宜の箇所に、本人確認及び通知の有無等を記載するものとする。なお、届書の欄外の適宜の箇所に記載すべき事項は、届出人又は使者の別、本人確認及び通知の有無、本人確認資料の種類等とし、ゴム印等を利用して差し支えない。

2　他の市区町村長に送付する届書の謄本についても、前項の内容を明らかにするものとする。

第8　確認台帳

本人確認及び通知の経緯を明らかにするため、届書の写しを編てつし、これを確認台帳とする。なお、当該届書の写しは、他の目的に一切利用してはならない。

2　確認台帳の保存期間は、当該年度の翌年から3年とする。

附則

附則(平成19年9月20日要領第7号)