○大空町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱

平成24年9月20日

告示第40号

(趣旨)

第1条 この訓令は、大空町個人情報保護条例(平成18年大空町条例第11号)に定めるもののほか、大空町における戸籍情報システムに関する戸籍データの保護及び管理について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 戸籍情報システム 戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、改正原戸籍、戸籍の附票及び人口動態調査票の戸籍関連事務を行うシステムをいう。

(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入力データをいう。

(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。

(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。

(処理の基本方針)

第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護しなければならない。

(戸籍データ保護管理者の設置)

第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ、プログラム、ドキュメント等の的確な管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、福祉課長をもって充てる。

(保護管理者の職務)

第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データを的確に管理しなければならない。

2 保護管理者は、定期的又は随時に、戸籍情報システムの異常の有無を点検しなければならない。

3 点検事務を委託して実施する場合には、戸籍情報の保全及び保護に関する適切な措置を講じなければならない。

4 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生した時は、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、町長に報告しなければならない。

(端末装置取扱責任者)

第6条 保護管理者は、戸籍情報システムの処理が可能な端末装置(以下「端末装置」という。)の適正な管理をするため、端末装置取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、福祉課戸籍保険グループ主幹をもって充てる。

(戸籍データ保護)

第7条 保護管理者は、戸籍データの変更、漏洩、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。

2 端末装置は、関係者以外の者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。

3 入出力された戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。

4 入出力された戸籍データは、施錠できる場所に保管し、不要となった時点で、速やかに焼却、裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。

5 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。

(磁気ディスク等の管理)

第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により的確に管理しなければならない。

(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。

(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。

(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去したうえで焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(出力帳票の管理)

第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。

(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。

(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。

(3) 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(ドキュメントの管理)

第10条 保護管理者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。

2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときには、保護管理者の許可を受けなければならない。

(パスワードの管理)

第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。

2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。

3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。

4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の目的を超えて使用してはならない。

5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。

(取扱状況の把握)

第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。

(1) パスワードの使用状況

(2) 端末装置の管理状況

(3) 戸籍データの取扱状況

(4) 戸籍事務室の管理状況

(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること。

(端末装置の操作)

第13条 端末装置の操作は、取扱職員でなければ使用することができない。

2 端末装置の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、見出しデータ及び戸籍に関するデータを、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。

(機器及びソフト等の保管)

第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。

(戸籍データの重要性等についての研修実施)

第15条 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、新任の取扱職員及び取扱職員に対して年1回以上の事務研修を実施しなければならない。

2 新任の取扱職員については、採用後できるだけ早い時期に研修を実施しなければならない。

(会議)

第16条 戸籍データ保護の適切な管理をするため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。

2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係る事務について開催するものとする。

3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。

4 会議の庶務は、福祉課戸籍保険グループにおいて処理する。

附 則

この訓令は、戸籍法(昭和22年法律第224号)第118条第1項の規定による法務大臣の指定を受けた日から施行する。

附 則(平成28年3月15日告示第4号)

この告示は、平成28年4月1日から施行する。

別表(第14条関係)

戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の保管一覧


管理責任者

プライバシー保護

内容

戸籍用サーバ

保護管理者

・床にボルト止めした施錠できる戸籍専用サーバラック内に設置

・施錠できる戸籍専用サーバラックの鍵の管理

・パスワードによる起動

サーバは電算室内に設置された、床にボルト止めした施錠できる戸籍専用サーバラック内に設置、保護管理者がその鍵を管理する。サーバを起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員が起動させる。

戸籍用端末装置

保護管理者

・パスワードによる起動

・システム使用状況リスト

端末装置を起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。

システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。

バックアップ用媒体

保護管理者

・バックアップ記録リスト

・施錠のかかる保管庫

バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。

戸籍情報システムのプログラム

保護管理者

・複写及び変更不能のプログラム保護

アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置をソフト的に講じる。

大空町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱

平成24年9月20日 告示第40号

(平成28年4月1日施行)