○大空町立学校文書管理規程

平成18年3月31日

教育委員会訓令第7号

(趣旨)

第1条 この訓令は、町立学校における文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(表簿)

第2条 町立学校においては、次の各号に掲げる文書処理簿を備えなければならない。

(1) 普通文書収受簿(様式第1号)

(2) 特別文書収受簿(様式第2号)

(3) 小包等収受簿(様式第3号)

(4) 文書発送簿(様式第4号)

(5) 使送簿(様式第5号)

2 前項各号の文書処理簿は、毎年4月に再新するものとするが編綴は年度を併せることができる。

(文書の収受)

第3条 文書の収受は、教頭又は事務長(以下「教頭等」という。教頭等に事故があるときは、あらかじめ校長が指定した職員。以下同じ。)の管理の下で行わなければならない。

2 到着文書は、次の各号に定めるところにより処理し、校長の閲覧(親展文書を名あて人に配付する場合を除く。)に供さなければならない。

(1) 普通文書は、すべて開封の上その文書の余白に受付スタンプ(様式第6号)を押し、普通文書収受簿に必要事項を記載すること。

(2) 親展文書及び書留郵便、内容証明郵便若しくは配達証明郵便又はこれらに類する信書便物による文書は、封のままその封筒の余白に受付スタンプを押し、特別文書収受簿に必要事項を記載すること。

(3) 普通文書に金券その他貴重品が添付されている場合は、第1号の規定にかかわらずその封筒の余白に受付スタンプを押し、特別文書収受簿に必要事項を記載すること。

(4) 電報は、その余白に受付スタンプを押し、特別文書収受簿に必要事項を記載すること。

(5) 小包等は、小包等収受簿に必要事項を記載すること。

3 職員は、文書を直接受領したときは、遅滞なくその文書を教頭等に回付しなければならない。

第4条 校長は、収受文書を閲覧したときは、教頭等に対し、その文書の処理につき必要な指示をしなければならない。

(勤務時間外等の到着文書の処理)

第5条 職員は、勤務時間外又は日曜日、土曜日若しくは北海道学校職員の勤務時間、休暇等に関する条例(平成10年北海道条例第21号)第10条に定める休日(以下「日曜日等」という。)に到着した文書を受領したときは、その翌日(その翌日が日曜日等に当たるときは、その後において、その日に最も近い日曜日等でない日)の執務開始後直ちに封のまま教頭等に回付しなければならない。ただし、電報又は至急処理を要すると認められる文書を受領したときは、直ちに教頭等にその旨連絡し教頭等は直ちに校長に連絡し指示を受けるものとする。

(文書の起案及び決定)

第6条 文書の起案は、起案用紙(様式第7号)を用いて決定書を作成して行い、校長の決定を受けなければならない。ただし、その処理につき成例定規のあるもの及び事案の軽易なものは、その文書若しくはその文書の余白又は帳簿をもって起案することができる。

(合議)

第7条 決定書は、その内容に応じ関係職員に合議しなければならない。

2 決定書の処理案が財務又は財産の管理に関するものであるときは、事務職員に合議しなければならない。

(発信文書の作成)

第8条 発信文書は、文書用紙(様式第8号)に校長の名義を用いて作成しなければならない。

(発信文書の発送)

第9条 発信文書の発送は、教頭等の管理の下に行わなければならない。

2 発信文書の発送は、次の各号の定めるところにより処理しなければならない。

(1) 文書発送簿に必要事項を記載し、発信文書に発信番号及び発信月日を記入し、公印の押印を受けること。

(2) 前号の発信番号は、別表第1に掲げる発信記号の次に文書発送簿の記載欄の番号を用いなければならない。

(3) 発信文書を使送するときは、使送簿に必要事項を記載し、かつ、その文書を名あて者に手交したときは、同簿にその者の受領印を受けること。

(秘密文書の取扱い)

第10条 文書で秘密保持の必要があるもの(以下本条において「秘密文書」という。)の指定及び解除は、校長がしなければならない。

2 校長は、秘密文書の取扱いを要する事案を処理させるときは、当該職員に対しその旨を示して必要な指示をしなければならない。

3 前項の事案の処理に当たっては、当該職員は秘密が漏れないように細心の注意を払わなければならない。

4 秘密文書の処理は、第2条第3条及び前条の規定にかかわらず秘密文書処理簿(様式第9号)によらなければならない。

5 前条の規定は、秘密文書の発送について準用する。この場合において、同条第2項中「文書発送簿」とあるのは「秘密文書処理簿」と、「別表第1に掲げる発信記号」とあるのは「別表第1に掲げる発信記号及び「秘」の文字」とそれぞれ読み替えるものとする。

(取扱文書の保管)

第11条 決定書、到着文書その他すべての文書(以下「記録文書」という。)は、校長の指定する一定の場所に保管し常に処理の状況を明らかにしておかなければならない。

(記録文書の編さん)

第12条 完結した記録文書(帳簿、台帳、別表類を含む。以下「文書」という。)は毎年4月30日(財務会計に関するものについては6月30日)までに別に定める文書編集保存分類表によって編さんしなければならない。

(文書の保存期間)

第13条 文書の保存期間は、その種別に応じ次の各号に掲げるとおりとする。ただし、法令等に別の定めのある文書の保存期間は、当該法令等の定めるところによる。

(1) 第1種 永年

(2) 第2種 20年

(3) 第3種 10年

(4) 第4種 5年

(5) 第5種 3年

(6) 第6種 1年

2 前項に定める保存期間は、その文書に係る事案の処理が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

3 文書保存期間の区分基準は、別表第2のとおりとする。

4 2年以上にわたる事案に関する文書は、その事案の完結した年に編集し、2以上の分類にわたる文書は主たる分類項目に編集するものとする。

(文書の装丁)

第14条 編集した文書には、表紙、背表紙(様式第10号)及び目次(様式第11号)をつけなければならない。ただし、第1種、第2種及び第3種以外の文書については、目次を省略することができる。

(文書の保存)

第15条 保存する文書は、文書保管責任者(教頭等とする。教頭等に事故があるときは、校長が指定する職員)に対しその指定する日に引き継ぐものとする。ただし、文書保管責任者において必要があると認めたときは、引き継がないことができる。この場合、文書保管責任者は保管の場所を指定することができる。

2 文書保管責任者は、保存する文書について保存文書目録(様式第12号)を作成しなければならない。

3 引継ぎを受けた文書は、文書保管責任者の管理する文書保管場所に保存する。

(文書の廃棄)

第16条 文書保管責任者は、保存文書が保存期間を満了したときは、廃棄文書一覧(様式第13号)を作成し校長の決裁を経て廃棄するものとする。

2 廃棄文書のうち、内容が他に漏れて支障があるもの又は印影を転用されるおそれのあるものは裁断等適切な措置を講じなければならない。

(文書保存期間の延長)

第17条 文書保管責任者は、保存期間の満了した文書であって、なお保存する必要があると認められるものについては、保存期間を延長することができる。

(その他)

第18条 この訓令に定めるもののほか、各町立学校の文書管理に関し必要な事項は、当該町立学校長が定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成18年3月31日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の東藻琴村立学校文書管理規程(昭和61年東藻琴村教育委員会規程第4号)の規定によりなされた手続その他の行為は、この訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

附 則(平成19年9月28日教育委員会訓令第4号)

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成26年1月22日教育委員会訓令第1号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

別表第1(第9条関係)

大空町立女満別小学校 女小

大空町立東藻琴小学校 東小

大空町立女満別中学校 女中

大空町立東藻琴中学校 東中

北海道東藻琴高等学校 東高

別表第2(第13条関係)

文書保存期間区分基準表

第1種(永年保存)

1 例規となる通達等の文書

2 学校の沿革に関する文書

3 児童・生徒に関する文書で特に重要なもの

4 財務、会計等に関する文書で特に重要なもの

5 人事、給与等に関する文書で特に重要なもの

6 帳簿、台帳等の帳票で特に重要なもの

7 その他永年保存の必要があると認められる文書

第2種(20年保存)

1 指導要録

2 職員人事記録簿

3 その他20年保存の必要があると認められる文書

第3種(10年保存)

1 児童・生徒に関する文書で重要なもの

2 財務、会計等に関する文書で重要なもの

3 人事、給与等に関する文書で重要なもの

4 帳簿、台帳等の帳票で重要なもの

5 その他10年保存の必要があると認められる文書

第4種(5年保存)

1 児童・生徒に関する文書

2 教育計画等教務に関する文書

3 財務、会計等に関する文書

4 人事、給与等に関する文書

5 帳簿、台帳等の帳票

6 その他5年保存の必要があると認められる文書

第5種(3年保存)

1 調査、統計に関する文書

2 特別活動に関する文書

3 その他3年保存の必要があると認められる文書

第6種(1年保存)

1 諸願、届出に関する文書

2 文書の収受及び発送に関する帳簿等

3 その他1年保存の必要があると認められる文書

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大空町立学校文書管理規程

平成18年3月31日 教育委員会訓令第7号

(平成26年4月1日施行)

体系情報
第7編 育/第2章 学校教育
沿革情報
平成18年3月31日 教育委員会訓令第7号
平成19年9月28日 教育委員会訓令第4号
平成26年1月22日 教育委員会訓令第1号