○大空町文書管理規程

平成18年3月31日

訓令第6号

目次

第1章 総則(第1条―第9条)

第2章 文書の収受及び配付(第10条―第15条)

第3章 文書の起案及び決裁(第16条―第30条)

第4章 文書の施行(第31条―第35条)

第5章 文書の管理及び保存(第36条―第47条)

第6章 雑則(第48条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、別に定めがあるもののほか、大空町(以下「町」という。)における文書の管理及びその取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(2) 電子文書 電磁的記録のうち、電子計算機による情報処理の用に供するものをいう。

(3) 課 大空町課設置条例(平成18年大空町条例第6号)第1条に規定する課及び大空町行政組織規則(平成18年大空町規則第1号。以下「行政組織規則」という。)第3条から第5条までに規定する出先機関、同規則第8条第2項に規定する課をいう。

(4) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(5) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される電磁的記録(以下「LGWAN文書」という。)をいう。

(6) 起案文書 事案の処理について町の意思を決定するための原案を記載した文書をいう。

(7) 決裁文書 回議又は合議を終了して決裁を受けた起案文書をいう。

(8) 完結文書 施行が終了した決裁文書、施行を必要としない決裁文書及び回覧により処理を終了する文書で回覧が終わったものをいう。

(9) 保管文書 文書を主管する課(以下「主務課」という。)の長が課内において管理している完結文書をいう。

(10) 保存文書 総務課長又は地域振興課長(以下「総務課長等」という。)が主務課長から引継ぎ管理している完結文書をいう。

(文書取扱いの基本)

第3条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的かつ適正に行われるように処理しなければならない。

(総務課長等及び主務課長の責務)

第4条 総務課長等は、文書の管理に関する事務(以下「文書事務」という。)を総括し、文書が適正かつ円滑に処理されるように常に留意し、必要があると認めるときは当該事務の処理に関し調査を行い、主務課長に報告を求め、又は指導しなければならない。

2 主務課長は、常に課内における文書事務が正確かつ迅速に取り扱われるよう努め、所属職員に対して文書の処理及び作成に習熟させるよう指導しなければならない。

(文書管理責任者及び文書管理主任)

第5条 課に文書管理責任者及び文書管理主任を置く。

2 文書管理責任者は、主務課長をもってこれに充て、文書管理主任は主幹(主幹を置かない課にあっては、その他の職員)のうちから主務課長が命じ、その職氏名を総務課長に通知しなければならない。

3 文書管理責任者は、次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の処理状況の点検及び保管状況の指導改善に関すること。

(2) 文書の審査及び文書の分類、保存年限の決定に関すること。

(3) 文書の編さん、引継ぎ及び廃棄に関すること。

(4) 例規の整備に関すること。

(5) その他課の文書処理に関すること。

4 文書管理主任は、文書管理責任者の指揮を受け、次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の取得、配付に関すること。

(2) 保管文書の整理指導に関すること。

(3) 文書処理の促進に関すること。

(4) キャビネット、書庫等の点検整理に関すること。

(5) 保管文書の移換え、置換え、軽易文書の廃棄に関すること。

(電子文書取扱主任)

第6条 総務課長は、前条の規定にかかわらず、LGWAN文書の送信及び受信に関する事務に従事する文書取扱主任(以下「電子文書取扱主任」という。)を別に指名するものとする。

(文書公開の禁止)

第7条 文書は、課長以上の職にある者の指示又は承認がなければ、これをみだりに他人に示し、又はその写しを与えてはならない。

(文書取扱いの原則)

第8条 文書の取扱いは、責任を明らかにして確実かつ迅速に行い、汚損又は紛失しないように注意しなければならない。

2 文書の汚損が甚だしいときは、適宜の方法により補修し、常に文書の内容が明らかであるようにしておかなければならない。

(秘密保持の原則)

第9条 秘密文書は、特に細密な注意を払って取り扱い、部外の者又は当事者以外の者の目にふれる箇所に放置してはならない。

第2章 文書の収受及び配付

(文書の収受及び配付)

第10条 町に到達した文書及び物品(課で直接収受したものを除く。)は、大空町役場にあっては総務課長が、大空町東藻琴総合支所にあっては地域振興課長がそれぞれ受領し、次により処理するものとする。ただし、町で収受すべきでないものがあるとき、総務課長等は、返却、転送その他必要な措置をとらなければならない。

(1) 町長あての文書及び物品は、大空町役場にあっては総務課担当主査が、大空町東藻琴総合支所にあっては地域振興課担当主査がこれを開封し、その余白に収受印(様式第1号又は様式第2号)を押して総務課長等の閲覧を受け、主務課長に配付する。

(2) 戸籍法(昭和22年法律第224号)に基づく届出書及び申請書には、前号の規定にかかわらず、収受印を押してはならない。

(3) 一般文書で配付先の記入のあるものは、開封しないで主務課長に配付する。

(4) 一般文書で配付先の不明のものは、開封し配付先を確認して主務課長に配付する。

(5) 前号の開封に伴い、封筒を失うことにより発信者の住所又は氏名が不明となるものについては、その文書に封筒を添付するものとする。

(6) 書留、内容証明、配達証明、電報及び特別送達の郵便物又はこれらに類する信書便物に係る文書並びに現金等(現金のほか証紙、印紙又は有価証券をいう。)が添えられている文書は、特殊文書収受簿(様式第3号)に登載して主務課長に配付する。ただし、配付先の不明のものは、開封し配付先を確認して主務課長に配付する。

(7) 訴訟、和解及び行政不服申立てに関する文書で収受の日時が権利の得喪に係るものは、収受印を押して到達の日時を明記し、書留等については前号により、その他については第1号の規定により処理する。

(8) 封皮に入札書又は見積書等の表示のあるものは、閉封のまま封皮に収受印を押し、特殊文書収受簿に登載し主務課に配付する。

(9) 文書の内容が2以上の課にわたるときは、総務課長等と関係課長とが協議の上、最も関係があると認められる課に配付するものとする。

(10) 主務課の明らかでない文書は、当該文書にかかわる事務を主管すべきものと総務課長等が決定した課に配付する。

(電子文書の受信)

第11条 電子文書の受信は、通信回線に接続した情報処理システム(以下「情報処理システム」という。)を利用して行うものとし、電子文書のうちLGWAN文書の受信については、電子文書取扱主任が次により処理する。

(1) 受信したLGWAN文書の電子署名を検証すること。

(2) 受信したLGWAN文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。

(LGWAN文書の配付)

第12条 電子文書取扱主任は、前条第2号の規定により受領通知を行った当該文書を情報処理システムを利用して、速やかに当該文書に係る事務を所掌する主務課長に配付する。

2 電子文書が町に対する申請、届出等に係るもので、かつ、当該行為を行った者の作成に係るものであること又は内容の改変が行われていないことの確認を要するものである場合には、当分の間、当該電子文書の受信を行う情報処理システム(総務課長が別に定めるものを除く。)について、事前に総務課長の承認を得なければならない。

3 前2項の規定にかかわらず、主務課長は、特別の事情があると認めるときは、フロッピーディスク、光ディスク等の媒体により電子文書を受領することができる。

4 情報処理システムへの着信の確認は、定時に行うものとする。

(ファクシミリの利用による収受)

第13条 ファクシミリにより着信した電磁的記録の内容は、速やかに出力し、紙に記録するものとする。この場合において、記録がなされた紙は到達した文書とみなし、第10条第3号の規定により収受の処理を行うものとする。

(料金未払等郵便物の受理)

第14条 郵送された文書のうち、郵便料金の未払又は不足のものがあるときは、総務課長等又は主務課長が受理を認めるものに限り、現金又は現金に換えて郵便切手により支払うものとし、この場合においては、郵便切手・郵便葉書受払簿(様式第4号)に所要事項を記入しておかなければならない。

(勤務時間外の到達文書)

第15条 勤務時間外に到達した文書は、電報又は即刻処理を要すると認めるものを除き、次の登庁時限に、第10条の規定により処理するものとする。

第3章 文書の起案及び決裁

(文書処理の原則)

第16条 文書の処理は、すべて文書管理責任者及び文書管理主任が主体となり、絶えず文書の確実かつ迅速なる処理に留意して、案件の完結に至るまでその経過を明らかにしておかなければならない。

(文書の処理の方法)

第17条 文書管理主任は、文書の配付を受けたときは、文書を点検し、事務担当主査に回付するものとする。

(処理区分)

第18条 到着文書は、次の区分により処理するものとする。

(1) その文書を基礎として起案処理するもの

(2) 供覧した上で起案処理するもの

(3) 起案の必要がなく単に供覧処理するもの

(供覧)

第19条 前条第2号及び第3号の供覧文書は、当該供覧文書の余白等に「供覧」の表示をし、閲覧者の押印欄を設けて回付するものとする。

(起案)

第20条 事案の処理は、文書によるものとする。ただし、課長が文書により処理することが適当でないと認めるときは、電話その他便宜の方法によって処理することができる。この場合において、その処理状況を明らかにしておかなければならない。

2 文書の起案は、別に定められたものを除き、起案用紙(様式第5号)を用いるものとする。ただし、軽易な事項については、この限りでない。

3 起案文書には、起案の理由、根拠法令、事案の経過その他参考となる事項を記載し、収受した文書及び関係書類がある場合は、これを添付しなければならない。

(文書の書式及び規格)

第21条 文書は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

(1) 法令等の規定により縦書きにすべきもの

(2) 他の官公庁に提出する文書で、当該官公庁が縦書きにすべきものと定めているもの

(3) 賞状、表彰状、感謝状等

(4) 祝辞、式辞、弔辞等

(5) 広報紙、出版物等

2 文書の用紙規格は、A4判縦長を基本とする。ただし、特定の利用方法又は用紙規格が求められるものは、この限りでない。

(文書の作成)

第22条 文書は、大空町公用文作成規程(平成18年大空町訓令第7号)のほか北海道公用文作成規程(昭和63年北海道訓令第1号)を準用し、平易簡潔に作成しなければならない。

(令達の取扱い)

第23条 次に掲げる文書は、各種類ごとに暦年により一連番号を付して令達番号簿(様式第6号)に登載の上、速やかに公布しなければならない。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定によるもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定によるもの

(3) 告示 一般又は一部に対して公示するもの

(4) 訓令 所属機関又は所属職員の全部又は一部に対して一般的に指揮命令するもの

2 令達番号簿に登載した条例、規則及び告示は、大空町公告式条例(平成18年大空町条例第3号)により公告しなければならない。

(決裁)

第24条 決裁を要する文書は、起案者から同課内に回議し、順次上司に提出して決裁を受けるものとし、決裁区分は大空町事務決裁規程(平成18年大空町訓令第5号)によるものとする。

2 前項における回議を受けた者において、原案に異議あるときは、起案者と協議し、協議が整ったときは起案者が訂正するものとし、協議が整わないときは、異議ある者が異議の要旨を記載した付せん用紙を添付し、順次上司に提出するものとする。この場合において、課長は、原案を審査し、必要と認められるときは訂正又は再起案を命じ、又は自ら訂正した上、専決に属するものは決裁し、その他のものは上司に提出するものとする。

3 機密の起案文書の決裁については、主務課長又は起案者が自ら上司に携行して決裁を受けるものとする。

(文書の発信者名)

第25条 文書の発信者名は、町長名を用いなければならない。ただし、法令等に規定のあるもの、文書の性質又は内容により特にその必要がないと認められるもの、事務連絡等で軽易なもの及び庁内文書については、この限りでない。

(合議)

第26条 主務課長は、他課に関連のある文書で必要のあるものは、関係課に合議しなければならない。

2 前項の規定による合議を受けた課長及び主査は、速やかに処理し、合議事項に関して異議又は意見があるときは主務課長と協議して訂正させ、協議が整わないときには主務課長は、双方の意見を付して上司の指示を受けなければならない。

3 主務課長は、合議を得た文書で、その要旨を改正したときは合議先に承認を求め、また、その文書が廃案になったときはその旨を合議先に通知しなければならない。

(同時合議)

第27条 特に重要、異例又は緊急を要する内容の文書又は合議関係課が多い場合の文書については、関係課長の会議をもって合議することができる。

(経由文書の取扱い)

第28条 主務課は、配付された文書のうち経由を要するものについては、その内容を確認の上起案し、課長の決裁を得た後、文書経由簿(様式第7号)に登載しなければならない。

(未決文書)

第29条 未処理又は未完結の文書は、完結文書と区分して整理し、担当職員が不在の場合であってもその所在及び経過を明らかにしておかなければならない。

(文書の整理)

第30条 文書は、常に整理し、特に重要なもの及び永久保存の文書は非常災害時に際し、いつでも持ち出しのできるようあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等の予防を完全にしなければならない。

第4章 文書の施行

(文書の浄書及び施行)

第31条 決裁文書は、主務課において浄書し、校合しなければならない。ただし、主務課長が必要と認めた場合は、他に委託することができる。

2 文書の施行は、次に掲げる方法により行わなければならない。

(1) 施行年月日、発信者の職氏名、あて先、標題及び本文を決裁文書に基づいて作成すること。

(2) 文書の施行日は、次に掲げる方法により行わなければならない。

 令達、公示については、令達を発する日及び公示をする日

 町議会に提出する議案については、当該議案を議会に提出した日

 発送文書については、その文書の発送の日

 前に規定された文書以外の文書については、その事務を処理した日

(公印の押印及び電子署名)

第32条 発送する文書には、大空町公印規則(平成18年大空町規則第13号)に定める公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書又は主務課長が押印を不要と認めた文書については、発信者名の下に「(公印省略)」と表示し、公印の押印を省略することができる。

2 前項の規定にかかわらず、LGWAN電子文書交換システムにより発送する電子文書は、電子文書取扱主任に回議し、電子署名を付与するものとする。ただし、軽易な電子文書については、電子署名を省略することができるものとする。

3 契印は、法令等に特に定めがある場合を除き、押印しない。

(文書の発送)

第33条 文書及び物品の発送は、大量又は特殊な文書で直接主務課が発送するものを除き、総務課又は地域振興課(以下「総務課等」という。)において行い、電子文書は主務課において情報処理システムにて行うものとする。

2 文書は、郵便若しくは信書便又は使送により発送するものとし、発送に必要な事項を記入の上、総務課等に回付しなければならない。

3 文書を郵便又は信書便により送付する場合は、原則として料金後納郵便物差出票(様式第8号)を用いて処理するものとする。ただし、これにより難いときは、この限りでない。

4 郵便切手又は郵便葉書を使用して発送する場合は、郵便切手・郵便葉書受払簿に所要事項を記載して行うものとする。

5 前各項の規定にかかわらず、主務課長が簡易な文書で郵便又は信書便による発送を要しないと認めるときは、庁内ネットワーク、ファクシミリ又は電子メール等を利用して主務課において発信することができるものとする。

(発送の手続)

第34条 文書を発送しようとするときは、次により行わなければならない。

(1) 主務課において郵便又は信書便により送付するために必要な包装をし、総務課長等が指定する時間までに総務課等に提出しなければならない。

(2) 前号に規定する時間までに提出できなかった文書で、急を要するものについては、主務課において郵便切手又は郵便葉書を総務課に請求するか、料金後納郵便物差出票を持参の上、直接郵便局に持ち込みする等により発送しなければならない。

(LGWAN文書の発信)

第35条 LGWAN電子文書交換システムにより電子文書を発信するときは、電子文書取扱主任が行うものとする。

第5章 文書の管理及び保存

(文書の保管)

第36条 完結文書は、常に整然と分類整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管しなければならない。

2 現年度又は前年度(暦年により管理する文書にあっては現年又は前年)に属する文書は、主務課で保管するものとする。

3 前項の規定にかかわらず、主務課長は総務課長等と協議の上、同項に規定する保管期間が経過した文書を主務課において保管することができる。

(電子文書の保管及び保存)

第37条 電子文書は、電子媒体により整理し、保管又は保存するものとする。

(保管文書の貸出し)

第38条 保管文書の貸出しを受けようとする者は、主務課にその旨申し出なければならない。

(保存文書の引継ぎ)

第39条 主務課長は、毎年度当初において総務課長が指定する時期に、次の各号に定めるところにより、第36条第2項に規定する保管期間を経過した文書を総務課長等に引き継がなければならない。

(1) 文書は、保存年限別に区分し、暦年で整理する必要のあるものを除き、年度ごとに整理する。

(2) 保存文書は、必要に応じて複数年分を合冊し、又は1年分を分冊することができる。

(3) 簿冊で収納する場合は、表紙及び背表紙に文書名、作成年度、保存年限等を記載し、目次を付して総務課長等に引き継ぐものとする。

2 主務課長は、引き継ぐ文書を文書保存簿(様式第9号)に登載して総務課長に提出しなければならない。

(電子文書の引継ぎ)

第40条 主務課長は、電子文書を電子媒体により引継ぎを行うものとする。

(文書の保存方法)

第41条 総務課長等は、第39条の規定により引継ぎを受けた文書を調査整理し、書庫に保存するものとする。ただし、特定の課で使用が認められた書庫又は保存場所を有する場合は、文書保存簿等の提出のみによって主務課に保存処理させることができる。

(保存文書の貸出し等)

第42条 保存文書の閲覧又は貸出しを受けようとするときは、保存文書閲覧・借用申請書(様式第10号)に所要事項を記入し、総務課長等に提出して承認を受けなければならない。

2 文書の貸出期間は7日以内とする。ただし、これにより難い事情があると認められる場合は、その都度総務課長等と協議の上定めた期間とする。

3 保存文書は、庁舎外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事情によりあらかじめ総務課長等の承認を受けた場合は、この限りでない。

(文書の保存区分及び保存年限)

第43条 文書の保存年限の種別は、次の5種とする。

永年 10年 5年 3年 1年

2 文書の保存区分は、おおむね次のとおりとする。

(1) 第1種 永年保存

 条例、規則及び規程その他例規に関する書類

 町議会関係に関する重要な書類

 重要な事業計画及びその実施に関する書類

 町の沿革、配置分合及び境界変更等に関する書類

 官公庁からの令達その他で特に重要な書類

 直接請求、訴願、訴訟、審査請求に関する書類

 職員の任免、賞罰その他身分に関する重要な書類

 許可、認可又は重要な契約に関する重要な書類

 町債及び借入金に関する重要な書類

 褒賞及び表彰に関する書類

 重要な職の事務引継に関する書類

 重要な統計に関する書類

 公有財産に関する重要な書類

 原簿、台帳等で特に重要な書類

 町史の資料に関する書類

 その他永年保存の必要があると認める書類

(2) 第2種 10年保存

 条例、規則等を除く令達で永年保存を要しない書類

 議会に関する書類で永年保存を要しない文書

 出納に関する証拠書類及び決算並びに予算に関する重要な書類

 税及び税外収入に関する書類

 統計、調査、報告書類で永年保存を要しない書類

 その他10年保存の必要があると認める書類

(3) 第3種 5年保存

 令達及びその関係文書で10年保存を要しない書類

 出勤簿、時間外勤務命令簿、有給休暇承認伺簿、当直日誌等服務に関する書類

 物品(備品を除く。)の出納及び保管に関する書類

 照会その他往復文書で重要な書類

 その他5年保存の必要があると認める書類

(4) 第4種 3年保存

 文書の整理及び処理に関する書類

 その他5年保存を要しない書類

(5) 第5種 1年保存

 前各号に属さない書類

3 保存年限の起算日は、完結文書の属する年度の翌年度の4月1日とする。

4 前項の規定にかかわらず、法令等に保存年限の定めのある文書については法令等に定める期間により保存するものとし、時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については当該時効の期間を考慮して、その保存年限を定めるものとする。

5 軽易な文書であって1年以上の保存期間を定める必要のないものは、当該文書に係る事案を遂行する上で保存する必要があると文書管理責任者が認める期間とする。

(書庫の管理)

第44条 書庫の管理者は大空町役場庁舎にあっては総務課長を、大空町東藻琴総合支所にあっては地域振興課長をもって充てる。

2 書庫の出入りについては、総務課長等の指示に従わなければならない。ただし、特定の課で使用が認められた書庫については、当該書庫を管理する主務課長の指示に従わなければならない。

(文書の廃棄)

第45条 主務課長は、文書がその保存期間を満了したときは、総務課長の指示により当該文書を廃棄するものとする。

2 主務課長は、保存期間が満了する前の文書であっても保存の必要がないと認めるものは、総務課長等と協議の上、廃棄することができるものとする。

3 前2項の規定により文書を廃棄しようとするときは、廃棄の日時、方法等を明らかにし、文書廃棄簿(様式第11号)に登載して廃棄の決定をしなければならない。

4 廃棄を決定した文書は、裁断、溶解、消去その他適切な方法により廃棄しなければならない。

(文書の継続保存)

第46条 主務課長は、保存期間満了後において、更に継続して保存する必要があると認められる文書がある場合は、保存期間満了前に総務課長等に申し出なければならない。

2 総務課長等は、前項の規定による申出があった場合は、当該申出に係る文書の保存年限の延長の適否を審査し、延長を認めたときは引き続き保存するものとする。

(歴史的資料としての移管)

第47条 主務課長は、法令等により廃棄しなければならないとされている文書を除き、歴史的資料として保存する必要があると認める文書がある場合は、関係課長と協議して、別に定める方法により保存しなければならない。

第6章 雑則

(その他)

第48条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、町長が定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成18年3月31日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日の前日までに、女満別町役場庶務規則(昭和30年女満別町規則第4号)又は東藻琴村事務取扱規程(昭和40年東藻琴村訓令第3号)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

附 則(平成19年9月27日訓令第11号)

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成21年2月25日訓令第1号)

この訓令は、平成21年3月1日から施行する。

附 則(平成22年6月22日訓令第12号)

この訓令は、平成22年7月1日から施行する。

附 則(平成26年5月13日訓令第2号)

この訓令は、平成26年5月13日から施行する。

附 則(平成28年3月30日訓令第8号)

この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

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大空町文書管理規程

平成18年3月31日 訓令第6号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成18年3月31日 訓令第6号
平成19年9月27日 訓令第11号
平成21年2月25日 訓令第1号
平成22年6月22日 訓令第12号
平成26年5月13日 訓令第2号
平成28年3月30日 訓令第8号